第7章の練習（発展）
Chapter 7: Extra Practice (ファイリングと情報の管理)
教材用の仮例です。「発展」の印の練習です。保存の年数は、答えさせません。年数の練習は、「確かめる相手」と「表の読み方」を使います。
発展の練習 7-A：書類を分類する
次の書類を分類し、保存場所（紙・電子）とファイル名を決めましょう。保存の年数は、答えなくてかまいません。
書類：見積書、名刺、会議のメモ、お客様の名簿、前の資料、個人のメモ。
本の表7-1（書類の分け方）と表7-2（ファイル名の決まり：日付相手内容_版）を使います。「名刺」「前の資料」「個人のメモ」は紙の書類です。ファイル名の決まりを使うのは、電子ファイルだけです。
答えの例
| 書類 | 分け方 | 保存場所 | 名前の例 | 気をつけること |
|---|---|---|---|---|
| 見積書 | 案件ごと（ミトラのチラシ） | 電子（共有フォルダの案件フォルダ） | 20261016_ミトラ_見積書_第1版 | 古い版は別のフォルダへ。勝手に消さない |
| 名刺 | 取引先ごと | 紙（バインダー） | （紙なので、ファイル名はなし） | 個人情報。置いたまま帰らない |
| 会議のメモ | 日付ごと、または案件ごと | 電子 | 20261020_チラシ制作会議議事メモ第1版 | 意見と決定事項を分けて書く |
| お客様の名簿 | 取引先ごと | 電子（見てよい人だけのフォルダ）または鍵のかかる場所 | 20261001_お客様名簿第1版 | 個人情報。アクセス権を限る。持ち出す前に森田課長に聞く |
| 前の資料 | 案件ごと | 紙（バインダー） | （なし） | 使わないなら、捨てる前に確かめる相手に聞く（7-Bを見る） |
| 個人のメモ | 分けない（会社の書類ではない） | 自分の手元（紙） | （なし） | 会社の秘密を書かない |
見る点：①全部の書類に、保存場所がある ②名前の決まりに合っている（電子ファイルだけ） ③名簿・名刺を個人情報として扱っている ④持ち出す前に聞く相手が書かれている。保存の年数は、答えても採点しません。
答えの要点：年数でなく、「確かめる相手（上司や経理の担当者）」を書きます。
発展の練習 7-B：保存期間の一覧の読み方
経理の決まりと数字の5節の表を読んで、答えましょう。この練習では、年数を暗記しません。「どこを読むか」を練習します。
- 表の「確認」の欄に、「令和8年4月1日現在」とあります。この言葉は、何を示していますか。
- メールで受け取った請求書を、印刷しただけで保存すれば、よいですか。
- 賃金台帳の保存の年数が知りたいとき、条文の「五年間」だけを見て、決めてよいですか。
- 自分の会社の保存の年数は、だれに確かめますか。
答え
- 国税庁のページの内容が、その日の法律の状態で書かれているという意味です。法律が変わったら、表も変わることがあるので、見る前に確かめます。
- 原則として、よくありません。メールなどで受け取った請求書や領収書は、データのまま保存するルールがあります。例外もあるので、経理の担当者に確かめます。
- 決めてはいけません。経過措置（当分の間の特別な扱い）があるかどうかを、この付録では確かめていません。会社の総務に確かめます。
- 経理の担当者か、上司です。
発展ケース 7-C：最新版が分からない
- 種類：教材用の仮例
- 状況：同じ名前のファイルが三つあり、最新版が分かりませんでした。
- 本文とのつながり：命名規則・最新版
- 学生への問い：名前を、どう決めればよかったですか。
答えの目安：「日付相手内容_版」の決まりで、版を名前に書きます。古い版は、別のフォルダに移します。
発展ケース 7-D：捨てたあとで必要だと分かった
- 種類：教材用の仮例
- 状況：古い資料を捨てたあと、必要だと分かりました。
- 本文とのつながり：保存期間・廃棄
- 学生への問い：捨てる前に、何を確かめますか。
答えの目安：①保存期間が終わっているか ②ほかの人が使っていないか ③捨てる方法が会社の決まりに合うか、の三つです。年数は答えません。
使う人への注意：このケースは、保存期間・廃棄に関わります。使うときは、保存の年数を答えさせません。
確認問題（本の自己チェックと同じ問い）
- 分類とは何ですか。
- 命名規則を作る目的を言いましょう。
- 書類を捨てる前に、確かめる相手はだれですか。
答え：1. 内容や種類で分けることです。2. 探しやすくし、引き継ぎで困らないようにするためです。3. 上司や経理の担当者です。