取引の書類と商習慣の確認シート

書類の流れ

この図は一般的な学習用の流れです。取引によって書類の名称・順序・契約成立との関係が異なります。契約内容、取引記録、社内規程を確認してください。

場面別の確認

見積もりを受け取る

• 商品・サービス、数量、単価、税、納期、送料、支払条件を照合する。
• 見積の有効期限、前提条件、変更時の扱いを確認する。
• 疑問や違いは、相手に質問して回答を記録する。

注文する

• 注文内容と見積条件の差を確認する。
• 注文書の発行者、相手先、日付、数量、金額、納期を確認する。
• 注文請書・返信など、相手の承諾内容と条件を照合する。
• 基本契約と個別注文の優先関係は契約文で確認する。

納品・検収をする

• 注文番号、品名、数量、納品日を納品書と照合する。
• 検査内容、差異、不足、破損、連絡日と対応を記録する。
• 受領日と検収日を分けて記録する。

請求・支払いをする

• 請求書の対象、金額、税、振込先、支払期日を注文・納品記録と照合する。
• 適格請求書の要件、保存方法、印紙税の扱いは公式案内と個別条件で確認する。
• 支払日、支払方法、振込手数料の扱い、完了記録を残す。

贈答・接待などの申し出を受ける

• 自社規程、相手先の規程、関係法令を確認する。
• 公務員等が関わる場合は、利害関係や倫理規程を公式案内で確認する。
• 判断に迷う場合は、会社の担当窓口へ相談し、個人で相手を調査しない。

取引記録欄